Project Management, cos’è?
Se sei un aspirante Project Manager e vuoi imparare a gestire un progetto raggiungendo i tuoi obiettivi, in questo articolo voglio darti immediatamente le informazioni che cerchi.
Ciò che sto per dirti ti permetterà di capire cos’è il Project Management e perché è importante per sviluppare correttamente un progetto, generando un impatto.
Continuando a leggere troverai subito delle nozioni che, in base alla mia esperienza lavorativa come Project Manager, ti torneranno utilissime per gestire il tuo progetto in Sicilia o in qualsiasi altra parte del mondo in modo semplice, ordinato ed efficace.
Inizierai a masticare termini e concetti necessari per approfondire le tue conoscenze nella gestione dei progetti, sempre più richieste dalle aziende pubbliche e private.
Oggi infatti, il ruolo del Project Management all’interno dell’impresa sta assumendo una crescente importanza strategico-organizzativa, nell’applicazione di modelli innovativi e di metodologie di lavoro sempre più centrate sul raggiungimento degli obiettivi.
Allo stesso tempo però, sono sempre più i professionisti che si spacciano per Project Manager senza possedere davvero le competenze necessarie per gestire un progetto.
Ecco perché ho deciso di scrivere questo articolo, cercando di trasferirti concetti chiave per iniziare a muovere i primi passi nel Project Management.
Partiamo dal principio!
Ecco cos’è il Project Management
Secondo il PMBok, la più celebre guida in materia, il Project Management è “l’applicazione di conoscenze, skill, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di soddisfarne i requisiti”.
In poche parole, il Project Management rappresenta la cassetta degli attrezzi per gestire un progetto nel modo corretto, permettendoti di raggiungere gli obiettivi e di veder realizzata la tua idea.
Proseguendo la lettura, troverai molte altre informazioni cruciali, contenute all’interno dei seguenti paragrafi:
- Project Management cos’è: il progetto e le sue fasi
- La Comunicazione di progetto
- Il Project Risk Management
- UE Project Management, cos’è?
- Conclusioni
Project Management cos’è: il progetto e le sue fasi
Secondo un articolo di il Sole 24 Ore , “se la creatività è un plus della progettazione italiana, non si può dire lo stesso per quanto riguarda la gestione del progetto e dei suoi processi, l’ottimizzazione delle risorse, il controllo dei costi e il rispetto dei tempi”.
Ecco perché, secondo me, prima ancora di cimentarsi in nozioni teoriche complesse, un aspirante Project Manager dovrebbe partire dall’aver ben chiaro cos’è un progetto.
L’Istituto Italiano di Project Management definisce il progetto come “un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità”.
È quindi chiaro come un progetto si differenzia dalla tradizionale attività imprenditoriale, in quanto la sua durata è limitata e predeterminata per il raggiungimento di uno o più obiettivi.
Un progetto si pone il fine di introdurre un nuovo prodotto o servizio, capace di dar risposta ad un certo problema.
Per far ciò esso è costituito da più pacchetti di attività di lavoro o Work Package, ognuno dei quali raggruppa un insieme di attività tra loro correlate, interdipendenti e necessarie per la produzione degli Output.
Lo sviluppo di tutte le attività e la produzione dei rispettivi Output permetterà, dopo la chiusura del progetto, di realizzare gli Outcome ovvero i Risultati.
Esempio “manuale di fotografia”
Lasciami fare un esempio per renderti il più chiaro possibile quello che hai appena letto.
Se il tuo progetto prevede come output la redazione di un manuale di fotografia per aspiranti fotografi, l’outcome del progetto sarà ciò che i lettori impareranno una volta letto il tuo prodotto.
Le fasi di un progetto
Affinché tu possa guidare un progetto verso il raggiungimento del suo scopo e generare concretamente un impatto, è fondamentale aver piena consapevolezza delle principali fasi che caratterizzano il suo percorso di sviluppo.
Per questo è molto importante conoscere quali sono i principali step del Project Management.
Questo ti permetterà di essere più consapevole, sicuro e preparato in materia.
Andiamo subito al punto!
Le fasi che ti interessa aver ben chiare, fin da subito, sono:
Fase 1: Avvio
Questa è la fase più importante, poiché ti consentirà di creare l’ambiente e il mindset necessari per andare ad implementare correttamente il progetto.
È necessario che ogni membro del team, e gli eventuali partner, abbiano ben chiaro gli obiettivi, gli stakeholder, le attività, gli output e i risultati del progetto.
Tutto ciò si realizza in diversi modi, ad esempio tramite la redazione di documenti e schemi riassuntivi, come la Work Breakdown Structure (WBS).
Questo strumento ti tornerà molto utile poiché permette di organizzare e suddividere le attività da realizzare in task elementari, più facili da gestire e controllare.
Graficamente può essere rappresenta attraverso una mappa ad albero capovolta dove, partendo dai gruppi di attività, si esplorano i singoli compiti o task che consentono di realizzare le attività di progetto.
Passiamo ad un esempio pratico, per rendere il tutto più immediato.
Esempio “corso fotografico per giovani”
Immagina che il tuo progetto abbia l’obiettivo di realizzare un corso fotografico per giovani, attraverso la realizzazione di 4 attività o meglio pacchetti di lavoro (WP):
WP1: Attività di gestione del progetto
WP2: Attività di Comunicazione del progetto
WP3: Preparazione del Corso
WP4: Realizzazione del Corso
In questo caso, applicando il metodo della WBS ti sarà più semplice avere e comunicare il quadro generale di tutto ciò che dovrà essere svolto per realizzare il corso.
Ecco quindi che nella WBS le attività dei WP vengono scomposte in compiti elementari.
Il pacchetto di attività “Preparazione del Corso” potrebbe essere costituito dalle seguenti attività:
- Analisi dei bisogni dei partecipanti;
- Identificazione dei docenti;
- Realizzazione del programma del corso;
- Preparazione dei contenuti e così via.
Ognuna di queste poi, può essere scomposta in ulteriori compiti, ad esempio l’attività “Analisi dei bisogni dei partecipanti” in:
- Preparazione di questionari per l’analisi dei bisogni;
- Elaborazione dei dati raccolti;
- Creazione di un report contenente le conclusioni ricavate.
Altro passo importante della fase di avvio è quello di organizzare dei meeting con tutte le persone coinvolte nella realizzazione del progetto, presentando gli obiettivi, le attività da realizzare, la WBS, la suddivisione delle attività e dei ruoli, e così via.
In genere il meeting che da inizio ai lavori prende il nome di Kick Off Meeting.
Fase 2: Pianificazione
Questa fase definisce nel dettaglio gli obiettivi, pianificando l’esecuzione di tutte le azioni necessarie per il loro raggiungimento.
La pianificazione si rivela una fase cruciale per l’evoluzione del progetto, poiché consente la raccolta di tutte quelle informazioni che ti serviranno a gestire al meglio tutte le azioni che dovrai compiere, per ottenere i risultati sperati.
Tramite la pianificazione del progetto, in genere si stabilisce il cosiddetto “Piano di Progetto” che specifica e raccoglie informazioni riguardo l’approccio operativo, le attività, la WBS, i tempi, i costi, il piano di gestione dei rischi, il piano di comunicazione, tutti gli individui da coinvolgere e che hanno un interesse verso il progetto ( i cosiddetti stakeholder), ecc.
Quello che ti suggerisco di fare, oltre a redigere il Piano del tuo progetto, è di rivederlo e adattarlo diverse volte nel corso del tempo.
In questo modo ti ritroverai tra le mani una guida sempre aggiornata e capace di orientarti al meglio, verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Fase 3: Esecuzione
Ecco che con questa fase tutto quello progettato e successivamente pianificato dall’avvio in poi, si trasforma nella concreta realizzazione delle attività per la consegna di output, prodotti e servizi tramite l’utilizzo delle risorse stanziate, e la distribuzione delle opportune informazioni agli stakeholder del tuo progetto.
L’esecuzione del progetto può essere vista come il cuore del Project Management, e comprende:
- il coordinamento dei gruppi di lavoro e l’organizzazione di riunioni;
- l’applicazione e l’aggiornamento del Piano di progetto, di Comunicazione, di Gestione dei Rischi e degli altri piani, documenti e manuali prodotti;
- la risoluzione delle criticità e l’applicazione delle azioni di mitigazione dei rischi;
- le attività di controllo sull’operato;
- la produzione dei prodotti di progetto attraverso lo svolgimento delle attività previste, e il controllo di qualità per verificarne l’adeguatezza.
Fase 4: Chiusura
L’ultima fase del progetto è quella della chiusura.
In questa fase le attività del tuo progetto dovrebbero aver prodotto tutti gli output, permettendo così di ottenere i risultati programmati e generare l’impatto desiderato.
Durante la chiusura si pone fine quindi sia alle attività manageriali, che a quelle operative, amministrative e contabili.
Generalmente l’inizio di questa fase avviene con l’organizzazione del meeting di fine progetto, in cui vengono presentanti a tutti gli attori coinvolti i risultati raggiunti.
Ecco quindi che adesso dovrebbe esserti molto più chiaro il motivo per cui le fasi delle vita del progetto debbano essere ben impresse nella mente di un Project Manager.
Devi anche sapere che queste sono interdipendenti tra loro, in quanto l’output di una fase spesso diventa input per un’altra e così via.
La ciclicità dei processi di Project Management
Proprio per questo motivo si parla del ciclo Plan-Do-Check-Act, fondamentale nell’ambito dell’interazione tra i processi di Project Management.
Inoltre esistono dei processi che si ripetono per tutto il progetto, contemporaneamente alle fasi individuate sopra, come ad esempio il monitoraggio e il controllo del lavoro di progetto e delle sue attività.
Questo processo si rivela fondamentale per monitorare le prestazioni del progetto, lo stato del suo avanzamento, il trattamento dei rischi e l’applicazione delle connesse azioni correttive, la gestione degli aspetti legati al budget e così via.
A seguire voglio parlarti immediatamente di due processi indispensabili che vanno applicati per tutta la durata del progetto e che, come ho potuto verificare durante la mia esperienza da Project Manager, ti tornerà vitale conoscere meglio.
Parlo della Comunicazione e della Gestione dei rischi di progetto.
La Comunicazione di progetto
Ti ho già accennato del bisogno di andare a definire un Piano di Comunicazione durante la fase di pianificazione del progetto, ma in realtà una prima analisi della strategia di comunicazione da applicare, andrebbe fatta già in fase di progettazione dell’idea.
Il processo di comunicazione è fondamentale nel Project Management in quanto ti permette di:
- di facilitare l’accesso del team alle informazioni chiave per la gestione dei processi interni;
- di diffondere tra gli stakeholder tutte le informazioni necessarie affinché il progetto raggiunga i suoi obiettivi, generando così un impatto.
Per questo è opportuno parlare di comunicazione interna di progetto e di comunicazione esterna di progetto.
Comunicazione interna ed esterna
La prima riguarda tutte le strategie, le modalità e gli strumenti di comunicazione per facilitare:
- il coordinamento tra i diversi membri del team di progetto e dei partner;
- la diffusione della mission, del Piano di progetto e di tutti gli altri documenti chiave, delle modalità di management e dei processi di lavoro;
- l’alimentazione del flusso di informazioni che deve essere sempre aggiornato e a portata di mano, di ogni singolo membro dello staff di progetto.
La Comunicazione esterna del progetto invece, ha un carattere più legato al marketing, alla promozione e alla capitalizzazione delle attività e dei risultati raggiunti.
Affinché questa sia efficace è importante che tu e il tuo team sappiate fin da subito chi siano tutti gli stakeholder, ovvero coloro che hanno un interesse diretto o indiretto verso il tuo progetto.
Stakeholder diretti e indiretti
Riprendendo l’esempio di prima del corso fotografico per giovani, sicuramente quest’ultimi rappresentano degli stakeholder diretti del progetto, in quanto i principali beneficiari.
Anche i docenti impegnati nelle lezioni lo sono, mentre sicuramente i mass media che potrebbero essere coinvolti per scrivere articoli sui corsi, sono stakeholder indiretti.
Se ti stai chiedendo perché è importante questa differenza, permetti di darti subito una risposta chiara e semplice: una comunicazione per tutti è una comunicazione per nessuno.
Ogni stakeholder ha un differente interesse verso il progetto, e per questo è importante adottare una differente comunicazione per coinvolgerlo in modo efficace e proficuo.
Identificare tutti i principali stakeholder di progetto ti permetterà di pianificare e di attuare una strategia di comunicazione efficace e capace di catturare, coinvolgere e far interessare ogni soggetto della tua audience.
Questo è fondamentale per andare a promuovere le singole attività, i risultati raggiunti e l’impatto generato dal tuo progetto.
Il Piano di Comunicazione
Per questo ritengo indispensabile predisporre sempre un buon Piano di Comunicazione di progetto comprensivo di:
- Stakeholder Engagement Model o SEM (documento contenente le linee guida per l’analisi, la pianificazione, l’implementazione e il monitoraggio delle azioni di coinvolgimento degli stakeholder);
- diversi stili di comunicazione interna ed esterna da applicare ai differenti stakeholder;
- strumenti di comunicazione da utilizzare, dai canali social e web, alle mail istituzionali.
Il Project Risk Management
In base alla mia esperienza posso garantirti che, tranne in rari casi, quello che progetterai e pianificherai difficilmente verrà realizzato senza modifiche e cambiamenti work in progress, causati da eventi inaspettati e imprevisti.
Proprio per questa ragione, l’importanza della cosiddetta gestione dei rischi di progetto o, in inglese, Project Risk Management.
Ma cos’è un rischio in un progetto?
Sempre secondo il PMBok, il rischio è “un evento o una condizione incerti che, se si verificano, generano un impatto influendo positivamente o negativamente gli obiettivi di progetto e relativi vincoli (tempi, costi, ambito o qualità)“.
I processi della gestione dei rischi e il Registro dei rischi
Attraverso i processi di Project Risk Management puoi:
- identificare i possibili rischi;
- valutare la probabilità che si verifichino e il loro potenziale impatto sul progetto;
- individuare delle azioni di mitigazione del rischio, da attivare nel caso si dovesse concretizzare una minaccia;
- monitorare i rischi individuati ed essere più preparato qualora uno di essi si dovesse manifestare.
Nel corso degli anni ho potuto constatare l’importanza dell’identificazione dei rischi.
In questo delicato step dovrai individuare, insieme al team, tutte le principali categorie di rischio che potrebbero condizionare il tuo progetto.
Passo successivo sarà associare ogni categoria di rischio ai Work Package e alle rispettive attività, che potrebbero essere colpite e condizionate.
Durante la valutazione invece, generalmente si stabilisce un intervallo o “range” di rischio, attribuendo una probabilità ed un impatto a ciascun rischio.
Infine per ogni minaccia trovata, dovrai pensare ad un’azione di mitigazione del rischio, cioè una soluzione o alternativa da poter mettere in pratica.
Così facendo, saprai cosa fare per limitare i danni e l’impatto sul tuo progetto, se il rischio dovesse realmente presentarsi.
Generalmente tutte queste informazioni sono contenute all’interno di una tabella, chiamata Risk Register o Registro dei Rischi, che ti consiglio di creare utilizzando i fogli di calcolo, come ad esempio Excel.
Il Piano di Gestione dei Rischi
Le metodologie, le fasi e la descrizione delle tecniche utilizzate per i processi di Risk Management e il Risk Register elaborato vanno inseriti in un documento, chiamato Piano di Gestione dei Rischi di progetto.
All’interno di questo è importante indicare anche le operazioni di monitoraggio e di controllo che andrai ad effettuare per tutta la durata delle attività progettuali.
Infatti, nel corso del tempo, dovrai monitorare i rischi assicurandoti che questi non subiscano variazioni nella probabilità e nell’impatto, ad essi precedentemente attribuiti.
Questo ti renderà sempre pronto e ti consentirà di avere la situazione in pugno, permettendoti di applicare in maniera rapida tutte le azioni necessarie.
In questo modo, tutelerai il tuo progetto e assicurerai la prosecuzione delle attività verso il raggiungimento degli obiettivi.
È chiaro che padroneggiare ed applicare il Risk Management non è qualcosa che si impara in un giorno, ma necessita di una buona dose di studio e l’applicazione sul campo, di quanto appreso.
Quello che però posso assicurarti è che iniziare a conoscere il ruolo e l’applicazione del Risk Management, non potrà che agevolarti nell’apprendimento delle tecniche e metodologie che ti aiuteranno a gestire l’eventuali minacce che potrebbero compromettere tutti gli sforzi che hai compiuto per il tuo progetto.
UE Project Management, cos’è?
Negli ultimi anni il Project Management ha riscontrato sempre più attenzione, soprattutto grazie al crescente interesse per i finanziamenti europei.
In questo caso si parla di EU Project Management, ovvero l’applicazione delle tecniche di Project Management nella gestione di un progetto europeo finanziato.
In tal senso, per esperienza, so che viene frequentemente fatta confusione tra Europrogettazione e Project Managament, motivo per cui ho deciso di parlartene brevemente all’interno di questo articolo.
L’europrogettazione è infatti l’insieme delle attività per ideare, pianificare e presentare una proposta progettuale, in risposta ad un bando europeo o call.
L’europrogettista è quindi una figura totalmente diversa dal Project Manager.
Il primo si occupa di sviluppare l’idea di progetto, attenendosi ai vincoli e regole imposte dal bando europeo, con il fine di ottenere un finanziamento.
L’EU Project Manager è invece colui che andrà a gestire un progetto finanziato dall’Unione Europea, applicando tutti i processi di cui ti ho parlato fino ad adesso.
Certamente queste figure possono coincidere con la stessa persona, ma permettimi di dire che essere un europrogettista non vuol essere anche un Project Manager, e viceversa.
Questa distinzione è fondamentale per permetterti di generare un vero impatto con le attività che andrai a realizzare, in quanto ti orienterà nell’apprendimento delle conoscenze fondamentali che ti serviranno per scrivere e per gestire un progetto europeo.
Voglio anche accennarti che quasi sempre nei progetti complessi o finanziati dall’Unione Europea, accanto alla figura del Project Manager si affiancano:
- il Project Communication Manager, ovvero il responsabile della comunicazione;
- il Project Financial Manager, responsabile dell’aspetto finanziario della gestione del progetto.
Conclusioni
In questo articolo ho cercato di rispondere alla domanda “Project Management, cos’è?” che spesso viene digitata sui motori di ricerca, dandoti delle nozioni specifiche che, da Project Manager, so che possono tornarti utili per affacciarti in questo settore e muovere i primi passi.
Sicuramente, se è la prima volta che ti addentri in questa materia affascinante quanto complessa, so bene che il primo impatto non è mai facile.
Per questo motivo ho cercato di rendere il tutto, il più semplice possibile per aiutarti in una prima infarinatura su alcuni degli argomenti cardine del Project Management.
Naturalmente un solo articolo non basta a darti una panoramica completa di questa vasta branca del management, ma sicuramente come già detto ti è di supporto per scoprire il mondo della gestione dei progetti.
Questo ti consentirà di orientare il tuo percorso formativo e di generare un impatto se stai portando avanti un progetto personale, imprenditoriale o europeo.
Concludo sottolineando che possedere le giuste conoscenze e skill, e non fermarsi mai nel migliorarle e approfondirle, è l’unico vero modo che ti permetterà di generare un grande impatto con il tuo progetto.
Hai trovato interessante questo articolo?
Dai un’occhiata anche all’articolo “Sviluppare un’idea: il ruolo del percorso creativo“, dove ti parlo di come sviluppare un’idea in modo creativo.
Qui trovi altri articoli su come Migliorare in Sicilia, per Migliorarla.
Se invece vuoi rimanere sempre aggiornato sui nuovi articoli e contenuti iscriviti al Canale Telegram e segui la Pagina Facebook.
Sei interessato al mondo del Project Management e della progettazione europea?
Clicca qui e visita subito il mio sito dedicato ai progetti europei!
* Per l’immagine copertina dell’articolo è stata usata una foto di Kai Dahms su Unsplash.